Информационная система "Электронный архив"

ЗАКАЗЧИК
Государственная организация


ЗАДАЧА
Разработка платформы для структурированного хранения юридически значимых документов в электронном виде. Платформа должна обеспечивать возможность электронной подписи загружаемых материалов по российским криптографическим стандартам ГОСТ Р 34.10, проверку валидности ЭП пользователями системы, удобную классификацию документов, поиск по архиву, фильтрацию. Создание информационной системы должно автоматизировать управление архивным фондом, полностью перевести хранение бумажных материалов в электронный вид. Одно из основных требований к системе - полное функционирование в web через браузеры без использования «толстых» десктопных клиентов.


ТЕХНОЛОГИИ
Backend: PHP + MySQL
Frontend: ExtJS
Класс системы: Enterprise Content Management


РЕАЛИЗАЦИЯ
Модель работы предполагает 2 сценария загрузки материалов в архив:

  • Пользователь с ролью «оператор» заполняет сопроводительную карточку документа, прикрепляет один или несколько файлов, подписывает файл(ы) своей электронно-цифровой подписью. Далее материал отправляется на согласование к пользователям с ролью «модератор». Один из модераторов берет документ в работу и проверяет на корректность заполнения карточки, соответствия прикрепленного файла(ов) описанию и проверяет валидность ЭП документа. Если всё соответствует нормам, то модератор переводит файл в статус «Добавлено в архив». Если имеются ошибки и неточности в оформлении, то модератор составляет текст отказа в размещении и переводит документ в статус «Удалено». Пользователь-инициатор получает уведомление в обоих случаях, при отказе в нотификации дополнительно присутствует текстовка с причиной, указанной модератором.
  • Пользователи с ролями «модератор» и «администратор» самостоятельно добавляют файлы в архив, подписывают своей ЭП. В этом случае модерация не требуется. При корректном заполнении обязательных полей карточки и подписи файла, документ сразу переходит в статус «Добавлено в архив»


Документы могут быть как основными, так и изменяющими. Т.е. изменяющий документ должен быть привязан к основному, выводиться в интерфейсе в одной связке с ним.

Дополнительно реализована возможность коммуникации модераторов и операторов: для каждого документа можно открыть дискуссию. Данный функционал требуется для уточнения каких-то деталей при модерации материала, а также для разрешения споров при удалении документов (в случае, если оператор не согласен с отказом в публикации). История переписки привязана к конкретному документу и сохраняется вместе с остальной информацией в архиве.



Предусмотрена возможность работы с новыми документами нескольких модераторов одновременно. Если кто-то из модераторов берет документ в работу (открывает в интерфейсе), то такой документ помечается в списке новых красным цветом, а при попытке открыть его другим модератором выдается сообщение с информацией о том, кто сейчас работает с документом. При этом любой модератор имеет возможность принудительно взять в работу такой документ «под свою ответственность». При отсутствии активности модератора более 20 минут, документ снова становится доступен для других пользователей. Также блокировка спадает при закрытии документа модератором без сохранения изменений.

Авторизация пользователей, помимо стандартной модели по логину и паролю, предусматривает возможность использования электронной подписи. С самого начала эксплуатации системы заказчик не стал выдавать логины-пароли операторам и модераторам, оставив эту возможность только для администраторов системы.



Пользователи с ролью «аудитор» имеют возможность просмотра загруженных документов в статусе «Добавлено в архив». С помощью классификаторов, систем поиска и фильтрации можно производить точечный поиск по множеству критериев. Так же можно просматривать статистку по работе системы.

На момент публикации кейса в систему было загружено 14 000 документов. Из них 10 000 в статусе «Добавлено в архив».

Свяжитесь с нами любым удобным способом, и мы найдем для Вас оптимальное решение

*даю согласие на обработку персональных данных


Если у Вас уже имеется готовое ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ, отправьте его нам на info@custom-it.ru